iPEK Datenschutzhinweise für Bewerber

1. Einleitung

Dieser Datenschutzhinweis für Stellenbewerber ("Hinweis") beschreibt die Schritte, die iPEK International, Gewerbepark 22, 87447 Sulzberg, Deutschland, ("Unternehmen"), Teil der IDEX Corporation ("IDEX"), zum Schutz der personenbezogenen Daten, die wir über Stellenbewerber verarbeiten, unternimmt. Das Unternehmen verpflichtet sich zum Schutz der personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten, in Übereinstimmung mit den Datenschutzprinzipien, die in allen anwendbaren Datenschutzgesetzen festgelegt sind. Dieser Hinweis informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie sich um eine Stelle bei iPEK bewerben.

Hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten von Website-Nutzern verweisen wir auf unsere Datenschutzerklärung. Bitte beachten Sie, dass im Rahmen des Bewerbungsprozesses auch Daten durch den jeweiligen Betreiber des Netzwerks oder der Plattform verarbeitet werden können, über die Sie auf eine unserer Stellenausschreibungen gestoßen sind, wie z.B. LinkedIn. Für diese Verarbeitung ist der jeweilige Betreiber des Netzwerks oder der Plattform der für die Verarbeitung Verantwortliche. Bitte konsultieren Sie die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Betreibers des jeweiligen Netzwerks oder der Plattform für weitere Einzelheiten.

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit geändert werden. Wir werden alle Änderungen an dieser Datenschutzerklärung rechtzeitig vor dem Datum des Inkrafttretens der Änderung veröffentlichen.

2. Begriffsbestimmungen

Die folgenden Begriffe werden in dieser Mitteilung verwendet und sind wie folgt definiert:

3. Identität und Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten:
Das Unternehmen ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich und ist der Datenverantwortliche.
Wenn Sie Fragen zu diesem Hinweis haben, kontaktieren Sie uns bitte unter

iPEK International GmbH
Gewerbepark 22, 87447 Sulzberg, Deutschland
isg_marketing@idexcorp.com.

Sie können unseren Datenschutzbeauftragten kontaktieren unter:

Sven Lenz
Deutsche Datenschutzkanzlei - Datenschutzkanzlei Lenz GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 50
87435 Kempten
Deutschland
E-Mail: kontakt@deutsche-datenschutzkanzlei.de
Web: www.deutsche-datenschutzkanzlei.de

4. Kategorien und Quellen der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Das Unternehmen verarbeitet verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, die uns durch Ihre Bewerbung und während des Bewerbungsprozesses zur Verfügung gestellt werden. Dazu können gehören:

• Kontakt- und Identitätsdaten, einschließlich Name, Familienstand, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Wohnanschrift und Kontaktangaben.

• Ihre Bewerbungsunterlagen und alle darin enthaltenen Informationen, einschließlich Ihres Lebenslaufs, Ihres Anschreibens und Ihrer Zeugnisse, sonstiger Unterlagen über Ihre bisherige Berufserfahrung, Ausbildung oder ähnliches sowie Bilder.

• Informationen über Ihren beruflichen Werdegang und Ihre berufsbezogenen Erfahrungen und Fähigkeiten, einschließlich des Einstellungsdatums, des Kündigungsdatums und des Kündigungsgrundes, des Beschäftigungsstatus, der aktuellen Höhe des Gehalts, sonstiger von Bewerbern oder Arbeitnehmern vorgelegter Belege, bei Referenzprüfungen erhaltener Informationen, früherer Bewerbungen, Nachweisen von Fähigkeiten/Qualifikationen und Informationen über einen Umzug.

• Informationen über den Charakter und die beruflichen Interessen, einschließlich beruflicher und persönlicher Interessen, Kenntnisse oder Fähigkeiten sowie Auszeichnungen oder Mitgliedschaften.

• Andere personenbezogene Daten, die Sie während des Einstellungsverfahrens zur Verfügung stellen, einschließlich unserer Notizen aus Vorstellungsgesprächen mit Ihnen oder mit anderen über Sie, sowie die gesamte Korrespondenz, die Sie während des Bewerbungsverfahrens mit uns oder einem Personalvermittler führen.

• Informationen über Ihren Status der Arbeitsgenehmigung.

• Sensible Daten, unter bestimmten Umständen, einschließlich Ihrer Rasse oder ethnischen Herkunft, Ihrer Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, Ihrer religiösen Überzeugungen oder Informationen über Ihre Gesundheit, wie z. B. Informationen über eine Behinderung, für die das Unternehmen während des Einstellungsverfahrens angemessene Anpassungen vornehmen muss.

Wir können die oben genannten Daten über Sie auch aus anderen Quellen erhalten, z. B. von Personalvermittlungsagenturen, den von Ihnen angegebenen Referenzen, Websites und anderen öffentlich zugänglichen Informationen im Internet. Dazu gehören z. B. personenbezogene Daten, die Sie im Rahmen eines Online-Profils veröffentlicht haben. Wir können auch Informationen erhalten, die Sie uns über Websites Dritter, wie z. B. LinkedIn, zur Verfügung stellen.

5. Zwecke der Datenverarbeitung

Das Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten von Stellenbewerbern für verschiedene Geschäftszwecke, die notwendig sind:

• Zur Durchführung des Einstellungsverfahrens, einschließlich der Bearbeitung Ihrer Bewerbung; zur Bewertung Ihrer Eignung für die zu besetzende Stelle hinsichtlich Ihrer Fähigkeiten und Qualifikationen; zur Durchführung von Referenzprüfungen, soweit dies nach den lokalen Gesetzen zulässig oder erforderlich ist; zur Beantwortung Ihrer Anfragen; und zur Kommunikation mit Ihnen und zur Gestaltung des Einstellungsverfahrens auf der Grundlage Ihrer Bedürfnisse, z. B. im Hinblick auf mögliche gesundheitliche Aspekte.

• Zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses, einschließlich des Personal- und Leistungsmanagements bei der Einstellung.

• Für die Durchführung von Geschäftsprozessen und die interne Verwaltung, einschließlich der Überwachung der Chancengleichheit und der Gewährleistung eines behindertengerechten Arbeitsplatzes.

• Für die IT-Sicherheit und Verfahren bei Datenschutzverletzungen;

• Für die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, einschließlich steuerlicher Vorschriften, und in Bezug auf Verpflichtungen, die an Arbeitgeber in Bezug auf das Arbeitsverhältnis gerichtet sind, wie z. B. die Bestätigung der Berechtigung des Bewerbers, im jeweiligen Land des Unternehmens zu arbeiten;

• Für die Optimierung von Geschäftsprozessen, einschließlich der Verbesserung unseres Bewerbungsprozesses oder der Optimierung anderer Rekrutierungsprozesse oder Diversity-Programme.

• Für die Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Das Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten seiner Bewerber auf der Grundlage mehrerer verschiedener Rechtsgrundlagen:

• Nachdem Sie über die beabsichtigte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informiert wurden und Ihre Einwilligung erteilt haben, kann dies vor allem Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns für künftige Rekrutierungsaktivitäten, wie z.B. Ihre Aufnahme in unseren internen Talent Pool, beinhalten. Der Umfang der Verarbeitung richtet sich dann nach dem Inhalt der jeweiligen Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf Ihrer Einwilligung vor dem Widerruf beruht. Artikel 6 GDPR.

• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Durchführung des Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und uns erforderlich ist, wozu auch ein vorvertragliches Arbeitsverhältnis gehören kann. Artikel 6 GDPR.

• Wenn die Verarbeitung für das Unternehmen erforderlich ist, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen (z. B. wenn ein Gericht die Herausgabe bestimmter Informationen für ein Gerichtsverfahren anordnet). Artikel 6 GDPR.

• Wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und -freiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Zu diesen berechtigten Interessen können gehören:

  • Verwaltung des Rekrutierungsprozesses, einschließlich der Ermöglichung des Rekrutierungsprozesses; Bewertung und Bestätigung geeigneter Kandidaten für die Beschäftigung; und zur Beschaffung einer geeigneten Rekrutierungsstrategie und der entsprechenden Umsetzung.

  • Verwaltungs- und Managementoptimierungszwecke, einschließlich der Ausführung von Geschäftsprozessen; interne Managementoptimierung; aggregierte Managementberichte oder interne Schulungen; Überwachung des Arbeitsklimas und der Chancengleichheit.

  • Die Beschaffung von Beweismitteln für Gerichtsverfahren, einschließlich der Abwehr von gegen uns geltend gemachten Rechtsansprüchen; die Durchsetzung unserer Rechtsansprüche; und die Verhinderung von Compliance- oder anderen Rechtsverstößen.

• In Übereinstimmung mit Artikel 9 Absatz 2 oder 4 GDPR bezüglich sensibler Daten.

7 Ihre Rechte

Die GDPR räumt Ihnen Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein. Zu diesen Rechten gehören:

• Zugang zu den Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen (allgemein bekannt als "Antrag auf Zugang zu den Daten"). Auf diese Weise können Sie Informationen über die personenbezogenen Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und überprüfen, ob wir sie rechtmäßig verarbeiten.

• Sie können die Berichtigung, Korrektur oder Aktualisierung der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, beantragen, um unvollständige oder ungenaue Informationen zu korrigieren.

• die Übermittlung personenbezogener Daten in einem maschinenlesbaren Format ("Datenübertragbarkeit") zu verlangen, soweit dieses Recht im Beschäftigungskontext relevant ist.

• Antrag auf Löschung personenbezogener Daten. Damit können Sie die Löschung oder Entfernung personenbezogener Daten verlangen, wenn es für uns keinen legitimen Grund gibt, diese weiterhin zu verarbeiten. Sie haben auch das Recht, von uns die Löschung oder Entfernung personenbezogener Daten zu verlangen, wenn Sie von Ihrem Recht Gebrauch gemacht haben, der Verarbeitung zu widersprechen (siehe unten).

• die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Damit können Sie uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auszusetzen, wenn Sie möchten, dass wir die Richtigkeit der Daten oder den Grund für ihre Verarbeitung überprüfen.

• Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor dem Widerruf berührt wird.

Diese Rechte sind nicht absolut und unterliegen verschiedenen Bedingungen gemäß dem Datenschutzgesetz und anderen geltenden Gesetzen und Vorschriften.
Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie sich an Ihren Datenschutzbeauftragten wenden (siehe Abschnitt 3). Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

8 Gemeinsame Nutzung von Daten und internationale Datenübertragungen: Konzerninterne und externe Drittparteien

Konzerninterne Übermittlungen
Als Mitglied eines multinationalen Unternehmens, das mit einer dezentralen Managementstruktur arbeitet, kann das Unternehmen personenbezogene Daten von Bewerbern zu den in dieser Mitteilung genannten Zwecken an andere hier aufgeführte IDEX-Tochtergesellschaften/BUs weitergeben. Bitte beachten Sie, dass das Unternehmen personenbezogene Daten von Bewerbern nur dann an diese Unternehmen weitergibt, wenn dies durch eine rechtmäßige Grundlage für eine solche Verarbeitung abgedeckt ist.

Diese Übermittlungen sind durch die Verpflichtungen geschützt, die in gruppeninternen Vereinbarungen festgelegt sind, die wir zwischen den verschiedenen IDEX-Rechtseinheiten abgeschlossen haben. Internationale Übermittlungen innerhalb der IDEX werden durch von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln für die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen und gegebenenfalls für die Datenverarbeiter geregelt. Sie können eine Kopie dieser Standardvertragsklauseln, die in unseren gruppeninternen Vereinbarungen verwendet werden, erhalten, indem Sie sich mit dem Unternehmen in Verbindung setzen und diese bei uns anfordern.

Externe Drittparteien
Das Unternehmen kann personenbezogene Daten an externe Anbieter weitergeben, die wir damit beauftragen, Dienstleistungen oder Funktionen in unserem Namen und nach unseren Anweisungen auszuführen. Gegebenenfalls unterliegt deren Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten den Anforderungen der DSGVO. Das Unternehmen stellt außerdem sicher, dass seine Verträge mit diesen Parteien gewährleisten, dass sie personenbezogene Daten nur in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen und zur Erbringung der vereinbarten Dienstleistungen verarbeiten und die Integrität und Vertraulichkeit der ihnen anvertrauten personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Anforderungen der DSGVO schützen.

Zu den in dieser Mitteilung genannten Zwecken können wir Ihre personenbezogenen Daten auch unseren IT-Dienstleistern, Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten, Beratern, Strafverfolgungsbehörden, Gerichten und anderen Behörden wie Steuer- und Sozialversicherungsbehörden offenlegen. Einige dieser Empfänger sind selbst dafür verantwortlich, die Zwecke und Mittel der Verarbeitung und die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf ihrer Seite zu bestimmen. Falls erforderlich, werden wir sicherstellen, dass geeignete vertragliche Maßnahmen getroffen werden, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
Einige der Dritten, die wir mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beauftragen, befinden sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Wir werden sicherstellen, dass diese Übermittlungen entweder:

• in Länder, die unter einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission fallen und von denen angenommen wird, dass sie ein angemessenes Schutzniveau bieten, derzeit einschließlich der Schweiz, Uruguay, Argentinien, Japan, Israel, Isle of Man, Neuseeland, Guernsey, Kanada, Andorra, Färöer Inseln und Jersey; oder
• einem der folgenden Schutzmechanismen unterliegen: Von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln, GDPR-konforme Datenverarbeitungsklauseln, wenn der US-Anbieter im Rahmen des EU-US-Datenschutzschilds zertifiziert ist, oder von einer EU-Datenschutzbehörde genehmigte verbindliche Unternehmensregeln. Sie können eine Kopie dieser Datenschutzgarantien erhalten, indem Sie uns unter den in Abschnitt 3 oben angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.

9. Aufbewahrung personenbezogener Daten
Das Unternehmen wird Ihre personenbezogenen Daten nur so lange aufbewahren und verarbeiten, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, oder für gesetzliche Verpflichtungen erforderlich ist. Solche rechtlichen Verpflichtungen können sich insbesondere aus dem Steuer- und Handelsrecht ergeben. Wenn Ihre Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sind, werden sie gelöscht; es sei denn, sie werden zur Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen benötigt. In diesem Fall bewahren wir die Daten entsprechend den regelmäßigen Verjährungsfristen auf. Während dieser Zeit werden diese Daten gesperrt und stehen für eine anderweitige Verwendung nicht mehr zur Verfügung.

In der Regel werden die Bewerbungsdaten spätestens drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

10 Gesetzliche/vertragliche Bestimmungen
Es steht Ihnen frei, uns Ihre personenbezogenen Daten nicht oder nur unvollständig zur Verfügung zu stellen. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir in bestimmten Fällen möglicherweise nicht in der Lage sind, Ihr Bewerbungsverfahren fortzusetzen, da Ihre personenbezogenen Daten für Verwaltungszwecke und/oder zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen benötigt werden können.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für automatisierte Entscheidungsfindung und/oder Profiling verwendet.